12 estrategias rápidas para mejorar la productividad y contrarrestar la procrastinación

Como dice el viejo refrán, «el tiempo es dinero». Sin la comodidad de un sueldo fijo, los trabajadores independientes deben mantenerlo firmemente en sus mentes. Después de todo, cuando se pasa una hora improductiva, hay que decir adiós a las ganancias de esa hora.

Como un profesional independiente, lo he aprendido de la manera difícil (¡muchas, muchas veces!). Hay abundantes distracciones por ahí, y esto da lugar a menudo a que mi lista de tareas quede estática durante más tiempo de lo que me hubiese gustado.

Por desgracia, los trabajadores independientes, deben mantener su productividad. No se pueden dar el lujo de un jefe que le esté encima para mantenerse atento a sus tareas. En otras palabras, es él quien debe mantener la concentración.

Sin embargo, hay buenas noticias: a cualquier persona que sea capaz de descifrar el secreto de la productividad le espera la riqueza de los emprendedores. Considero que trabajar de forma más productiva es una de las tres principales formas de ganar más como un profesional independiente – las otras dos son la búsqueda de más clientes y aumentar las ventas.

Basta con pensar: si se puede aumentar la productividad, se pueden realizar las tareas de forma más rápida. Esto tiene el efecto de aumentar tus ingresos por hora sin tener que pedir a tu cliente más dinero. También podés perder horas por la procrastinación, ¡y perder dinero por la procrastinación nunca se siente bien!
Si estás buscando un muy necesario aumento de productividad, seguí leyendo. Hoy te ofrecemos 12 estrategias exitosas para aumentar la productividad.

1. Evitar las distracciones a toda costa

Este es uno relativamente sencillo: si conoces a qué distracciones sos propenso, entonces es mejor evitarlas a toda costa.

Si dejas el televisor encendido de fondo, pero a menudo te distraes con ella, la solución es simple – apaga el televisor cuando trabajes. Lo mismo ocurre con la música de fondo.

Para quienes trabajan por internet, ciertas páginas web podrían ser su kriptonita de la productividad. Estoy apuntando a vos, Facebook. Se necesita mucha fuerza de voluntad para evitar la visita a tus sitios web favoritos, pero siempre se puede instalar una herramienta que te ayude.

Mi recomendación es la herramienta gratuita StayFocusd (para Google Chrome). En pocos minutos, se puede configurar el software para bloquear tus principales asesinos de la productividad durante la jornada laboral.

2. Crear listas diarias de tareas

Las listas de tareas pendientes son la piedra angular de todas las buenas estrategias de gestión del tiempo. Una buena lista de tareas te ayudará a asignar tu tiempo de manera más eficiente, priorizar tareas y mantenerte organizado.

Genera el hábito de crear la lista de tareas del día siguiente antes de ir a la cama. De esta manera, no vas a tener que perder tiempo programando tu día a la mañana siguiente, vas a poder dirigirte directamente a las tareas que se necesitan hacer.

Se puede utilizar una aplicación gratuita como Any.do para escribir tu lista de tareas pendientes, o la siempre útil lapicera y el papel, que nunca pasan de moda. ¿Personalmente? Yo uso Any.do.

Otro de los beneficios de escribir listas de tareas pendientes es la pequeña satisfacción que se obtiene a partir de tachar una tarea. Me resulta increíblemente satisfactorio ver mi lista de tareas pendientes reduciéndose a medida que avanza el día, lo que me motiva a seguir adelante. Trata de añadir tareas pequeñas a tu lista de tareas pendientes. Esto te permite marcar más casillas de tareas completas, que engaña al cerebro haciéndote sentir más productivo.

3. Dividí tus tareas en los elementos más pequeños posible

Para muchos trabajadores independientes, comenzar es la batalla principal – evitamos el mayor tiempo posible las tareas que no queremos realizar, pero una vez que empiezan, por lo general podemos seguir adelante por largo rato. De esta forma, una de las mejores estrategias para aumentar la productividad es que sea lo más fácil posible el empezar una tarea.

Y aquí va un consejo: para convertir una tarea en menos intimidante, dividila en sus componentes más pequeños posibles, y comenzá a relizarlas.

Por ejemplo, no hay mucha gente que use el hilo dental en sus dientes. Es una tarea sencilla, pero es una carga más, por lo que una gran cantidad de personas lo evitan. Sin embargo, si se comprometen a usar el hilo dental en solo uno de los dientes, la tarea se siente mucho más manejable, ¿verdad? Por ello es mucho más probable que pasar el hilo dental a un diente, después lleve a que sientas como menor la molestia de completar el procedimiento en su totalidad.

Esta táctica realmente funciona. Si por ejemplo sos un escritor, fijate un objetivo de uno o dos párrafos. Para los desarrolladores, comprometete con unas pocas líneas de código. Va a ser mucho menos probable que evites una tarea tan sencilla, y desde allí podés utilizar ese impulso para completar todo el trabajo.

4. Vestirse para el éxito

No tengo ninguna duda de que todos los trabajos para tus clientes han finalizado al más alto nivel profesional posible. Pero ¿qué pasa con el detrás de escena? ¿Es igual de profesional?

Si te sentás en su escritorio en bata todos los días, inconscientemente, podés sentirte un poco como un vago, que se aleja bastante de ser la mejor mentalidad para trabajar de manera productiva.

La ropa que usas también te ayudará a disociar ‘tiempo muerto’ de ‘tiempo de trabajo.’ Si haces el esfuerzo de vestir profesionalmente (no te preocupes, no estoy recomendando que te sientes a trabajar en casa de traje y corbata) te será mucho más fácil conseguir una mentalidad profesional, productiva.

5. Tener tu espacio exclusivo para trabajar

Es probable que asocies tu sala de estar como algo relajante, en otras palabras «un lugar de ocio!. El problema está en que entrando en este espacio provocas que tu cuerpo se ponga en modo ocio, por lo que será más difícil de hacer las cosas.

La mejor manera de contrarrestar esto es tener un espacio dedicado sólo para el trabajo. Si no tenés suficiente espacio disponible, utilizar una mesa de trabajo dedicada puede ayudar (o salir de su casa por un espacio de trabajo compartido o una cafetería). Cuando se asocia un determinado lugar con el trabajo, encontrarás mucho más fácil el ponerte en marcha cuando estés allí.

6. Completa tu tarea más fácil primero

Esta estrategia también se centra en la creencia de que simplemente empezar es la batalla más dura.

Si ya estás creando una lista de tareas diaria, esta estrategia no será demasiado difícil. Simplemente ordena tus tareas de menor a mayor dificultad.

Es mucho menos probable que evites el trabajo cuando te enfrentas a la tarea más sencilla en primer lugar. Luego, con la primera tarea ya fuera del camino, el impulso te llevará a través de las cosas más difíciles.

7. O realiza tu tarea más difícil primero

Sin embargo, no todos los expertos está de acuerdo con esto. Algunos creen que el mejor enfoque es comenzar primero con tu tarea más difícil.

Después de completar tu tarea más difícil, todo lo demás se verá más fácil en comparación (por lo que desde allí es un paseo cuesta abajo).

Intenta ambas estrategias para ver cuál te funciona mejor.

8. La Técnica del Pomodoro

Los científicos han demostrado que el cerebro humano funciona más eficazmente en cortos periodos de tiempo. Esta revelación llevó a Francesco Cirillo la creación de la Técnica del Pomodoro (el nombre que tienen los temporizadores de cocina con forma de tomate).

La Técnica Pomodoro consiste en configurar un temporizador para que suene después de (típicamente) 25 minutos. Debes trabajar a todo pulmón durante este tiempo. Entonces, cuando suene la alarma, tomas un descanso de 5 minutos y luego repetís el procedimiento. Fácil ¿verdad?

Una alternativa común a esta técnica es trabajando durante 50 minutos y después tomar un descanso de 10 minutos. Vale la pena poner a prueba ambos métodos, hasta que sepas lo que funciona mejor para vos.

Por supuesto que en estos tiempos no necesitas un reloj de cocina real para utilizar la Técnica del Pomodoro (hay herramientas interactivas disponibles en internet para aplicarla).

9. Todos merecemos una recompensa a veces

Hasta ahora, nos hemos centrado en la forma de eliminar las tendencias indeseables. Sin embargo, algunos trabajadores independientes se beneficiarán más aplicando algún tipo de sistema de recompensa.

Por ejemplo, un amante del golf pueden acordar que una ronda de golf el viernes por la tarde es una justa recompensa, si completa una cantidad pre-establecida de trabajos el viernes a la hora del almuerzo. Otros podrían preferir para «desbloquear» su recompensa períodos de tiempo más cortos, como por ejemplo, una buena comida después de un día de duro trabajo o un almuerzo de media hora extra después de una mañana productiva.

Lo importante es hacer que la recompensa sea algo bueno, gratificante, algo que te impulsa a trabajar de forma productiva para satisfacer tus objetivos, por lo que tratarás de no perder el premio. Como probablemente has adivinado, implementar un sistema de recompensas requiere una cierta cantidad de fuerza de voluntad (¡si no, no se puede disfrutar de la recompensa!).

10. Cuerpo sano, mente sana

Mantenerte en forma y saludable suena como una tarea adicional en una agenda apretada. Sin embargo, el ejercicio regular y consumir una dieta nutritiva y equilibrada está comprobado que ofrecen más energía. También te van a ayudar a mantener la concentración durante más tiempo.

Si te encontrás derrumbado a media tarde, tal vez los culpables sean tu dieta o la falta de ejercicio. Ir al gimnasio un par de veces a la semana y tratar de comer bien y tu productividad te lo agradecerá (¡también tu saldo bancario!). Ah, algo importante, las personas sanas tienden a perder menos días por enfermedad.

11. La responsabilidad como Motivador

Cuando se es estudiante, es normal desperdiciar demasiado tiempo y estudiar muy poco. Para resolver este problema, podés empezar a graficar el número de horas que pasas estudiando en un pizarrón.

Mediante la creación de un registro visual de los hábitos de estudio o trabajo, podés motivarte para realizar más trabajo. Por un lado, puede llevarte a hacer más trabajo para mantener el gráfico en la dirección correcta. Por otro lado, si te demoras demasiado, habría un problema pasajero permanente en el gráfico, a la vista de todos.

Sorprendentemente, esto realmente funciona, es una práctica que vale la pena utilizar cuando estoy teniendo un mal mes.

Por supuesto, solo es recomendable esto como una técnica de lucha contra la dilación. Si ya estás trabajando horas a tiempo completo, es probable que no desees continuar con la ampliación de tu jornada laboral por tiempo indefinido.

12. Siempre se puede terciarizar

Si hay algunas tareas para las que simplemente no tenés tiempo (o que odias hacer) podrías considerar terciarizarlas.

La contratación de un asistente va a liberar tu agenda, dándote más tiempo para centrarte en las horas facturables. También te da la tranquilidad de saber que estás al día con todas las tareas y no hay cabos sueltos. De hecho, la terciarización de algunas de tus tareas es a menudo el siguiente paso en la evolución de la carrera de un profesional independiente.

Pensamientos finales

Si pensás que solamente la lectura de este artículo te hará una persona más productiva, estás muy equivocado. Claro que podrías tener unas pocas nuevas ideas para poner en práctica, que pueden funcionar bien por un período corto de tiempo. Sin embargo, para aumentar la productividad a largo plazo, es necesario hacer de la productividad un hábito (convertirse en una persona productiva requiere de mucho trabajo).

Si intentas poner en práctica todas las técnicas una sola vez, te va a jugar en contra. El mejor enfoque es escoger dos o tres de tus estrategias favoritas, y luego aplicarlas diariamente durante un mes. Después de un mes, estos trucos de productividad serán parte de tu naturaleza, ya que se convierten en hábitos.

Con el tiempo, se puede empezar a añadir más trucos, a medida que buscas incluso más formas de aumentar tus niveles de productividad ¡y tus ingresos!

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